Met veel plezier geef ik sinds een jaar of acht werkplektrainingen binnen allerhande organisaties. Timemanagement, e-mailbeheer, werkdrukbeheersing, informatiestromen en digitale archivering zijn belangrijke onderwerpen, maar net zo belangrijk zijn individueel gewoontegedrag en bedrijfscultuur.

Dus besteed ik tijdens een training ruim de tijd aan het verkennen van efficiënte en inefficiënte werkgewoonten, zowel op individueel als organisatieniveau. Om slimmere individuele werkgewoonten te creëren kijken we naar het ordenen van werkplekken, het aantal malen dat een e-mail geopend wordt voordat er iets mee gedaan wordt, het al dan niet inplannen van kerntaken en bureautijd, het vooruitschuiven van rotklussen en het uitstellen van beslissingen. Daarnaast is er ook binnen de bedrijfscultuur vaak een belangrijke efficiencyslag te maken.

Zo gaf ik onlangs een training aan medewerkers van een middelbare school. Nadat de gebruikelijke problemen van een kapotte beamer en het ontbreken van een flap-over en projectiescherm opgelost waren, gingen we aan de slag. Met de deur dicht en een aankondiging op de deur, zou je verwachten dat het duidelijk was dat de trainingruimte bezet was. Niets was echter minder waar, want tijdens de training zijn we tenminste zesmaal gestoord door iemand die even iets uit de ruimte moest pakken of even een boodschap door moest geven. De laatste inbreker op onze concentratie presteerde het zelfs om voor de beamer te gaan staan en een discussie te starten over het onaangekondigd bezet zijn van deze ruimte.

Nu heeft dit enerzijds natuurlijk veel te maken met individuele normen en waarden. Maar vergis je niet in de bijdrage van de bedrijfscultuur. Binnen een dergelijke organisatie heerst er namelijk een cultuur waarin het heel normaal is om in te breken op de concentratie en aandacht van een ander, zelfs wanneer er een specifiek verzoek is dit niet te doen. Wat er daarna gebeurde was echter nog veel interessanter. Het voorval wekte uiteraard de nodige irritaties op onder de aanwezige deelnemers, die niet onder stoelen of banken werd gestoken. Niets mis mee, want opgekropte emoties veroorzaken alleen maar lichamelijke klachten. Echter, na tien minuten stopte de discussie en was iedereen klaar om de draad weer op te pakken.

En hier manifesteert zich nu juist het probleem binnen zoveel organisaties. Mensen irriteren zich aan bepaalde zaken en uiten hun frustraties hierover. Vervolgens gebeurt er niets en keert dezelfde situatie weer terug. Waarna mensen opnieuw beginnen te klagen en opnieuw niemand het initiatief tot verandering neemt. Verspilde tijd dus. Terwijl het stellen van een paar belangrijke vragen en vervolgens nemen van een beslissing veel effectiever is. Wat zou het gewenste resultaat zijn? Wat is daarvoor nodig? Waar moeten we deze actie neerleggen? Wie gaat dat op zich nemen en op welke termijn?

Het denken in oplossingen in plaats van problemen en het aanwijzen van een eigenaar van deze oplossing, leidt niet alleen tot een belangrijke efficiencyslag maar ook een herdefiniëring van de bedrijfscultuur. Vijf minuten extra tijdsinvestering op de korte termijn, maar een wereld van verschil op de langere termijn.

Het leuke van training is dat je mensen direct met de neus op de feiten kunt drukken. Wat aldus leidde tot een gewenste oplossing en het aanwijzen van een verantwoordelijke om het probleem op te pakken. En een compleet andere energie. Omdat dit niet het enige probleem was wat aan de orde is gesteld, hebben de deelnemers de driedaagse training uiteindelijk verlaten met een flink aantal actiepunten, aanvullend op hun doorgaans toch al drukke agenda. Maar met de nieuwe handvaten voor taak- en timemanagement was dat natuurlijk geen enkel probleem!