Met veel plezier geef ik sinds een jaar of acht werkplektrainingen binnen allerhande organisaties. Timemanagement, e-mailbeheer, werkdrukbeheersing, informatiestromen en digitale archivering zijn belangrijke onderwerpen, maar net zo belangrijk zijn individueel gewoontegedrag en bedrijfscultuur.

Dus besteed ik tijdens een training ruim de tijd aan het verkennen van efficiënte en inefficiënte werkgewoonten, zowel op individueel als organisatieniveau. Om slimmere individuele werkgewoonten te creëren kijken we naar het ordenen van werkplekken, het aantal malen dat een e-mail geopend wordt voordat er iets mee gedaan wordt, het al dan niet inplannen van kerntaken en bureautijd, het vooruitschuiven van rotklussen en het uitstellen van beslissingen. Daarnaast is er ook binnen de bedrijfscultuur vaak een belangrijke efficiencyslag te maken.

Zo gaf ik onlangs een training aan medewerkers van een middelbare school. Nadat de gebruikelijke problemen van een kapotte beamer en het ontbreken van een flap-over en projectiescherm opgelost waren, gingen we aan de slag. Met de deur dicht en een aankondiging op de deur, zou je verwachten dat het duidelijk was dat de trainingruimte bezet was. Niets was echter minder waar, want tijdens de training zijn we tenminste zesmaal gestoord door iemand die even iets uit de ruimte moest pakken of even een boodschap door moest geven. De laatste inbreker op onze concentratie presteerde het zelfs om voor de beamer te gaan staan en een discussie te starten over het onaangekondigd bezet zijn van deze ruimte.

Nu heeft dit enerzijds natuurlijk veel te maken met individuele normen en waarden. Maar vergis je niet in de bijdrage van de bedrijfscultuur. Binnen een dergelijke organisatie heerst er namelijk een cultuur waarin het heel normaal is om in te breken op de concentratie en aandacht van een ander, zelfs wanneer er een specifiek verzoek is dit niet te doen. Wat er daarna gebeurde was echter nog veel interessanter. Het voorval wekte uiteraard de nodige irritaties op onder de aanwezige deelnemers, die niet onder stoelen of banken werd gestoken. Niets mis mee, want opgekropte emoties veroorzaken alleen maar lichamelijke klachten. Echter, na tien minuten stopte de discussie en was iedereen klaar om de draad weer op te pakken.

En hier manifesteert zich nu juist het probleem binnen zoveel organisaties. Mensen irriteren zich aan bepaalde zaken en uiten hun frustraties hierover. Vervolgens gebeurt er niets en keert dezelfde situatie weer terug. Waarna mensen opnieuw beginnen te klagen en opnieuw niemand het initiatief tot verandering neemt. Verspilde tijd dus. Terwijl het stellen van een paar belangrijke vragen en vervolgens nemen van een beslissing veel effectiever is. Wat zou het gewenste resultaat zijn? Wat is daarvoor nodig? Waar moeten we deze actie neerleggen? Wie gaat dat op zich nemen en op welke termijn?

Het denken in oplossingen in plaats van problemen en het aanwijzen van een eigenaar van deze oplossing, leidt niet alleen tot een belangrijke efficiencyslag maar ook een herdefiniëring van de bedrijfscultuur. Vijf minuten extra tijdsinvestering op de korte termijn, maar een wereld van verschil op de langere termijn.

Het leuke van training is dat je mensen direct met de neus op de feiten kunt drukken. Wat aldus leidde tot een gewenste oplossing en het aanwijzen van een verantwoordelijke om het probleem op te pakken. En een compleet andere energie. Omdat dit niet het enige probleem was wat aan de orde is gesteld, hebben de deelnemers de driedaagse training uiteindelijk verlaten met een flink aantal actiepunten, aanvullend op hun doorgaans toch al drukke agenda. Maar met de nieuwe handvaten voor taak- en timemanagement was dat natuurlijk geen enkel probleem!

Je opent je mailbox en ziet dat er sinds gisteravond 18.00 uur weer dertig e-mails zijn bijgekomen terwijl het nog geen eens 9.00 uur is. Een aantal mails schreeuwen je toe met urgentie hoog. Je kijkt verder en ziet een serie van negen e-mails met allemaal dezelfde titel, blijkbaar is er weer eens een discussie ontstaan. Een paar andere mails hebben überhaupt geen titel. Je had voor vandaag een aantal belangrijke kerntaken gepland, maar ziet de bui al hangen, dit wordt weer zo’n e-mail afhandeldag.

Voor veel van mijn klanten is dit dagelijkse realiteit. Ze worden bedolven onder de e-mail en kunnen moeilijk onderscheid maken tussen wat voor hen belangrijk is en wat niet. Ze zien het afhandelen van hun e-mail als een van de hoogste prioriteiten waardoor kerntaken in het gedrang komen. In de informatiemaatschappij waarin we tegenwoordig leven, is e-mail dan ook een van de meest tijdrovende communicatiemiddelen geworden.

Gevolgen

De gevolgen hiervan zijn over het algemeen overduidelijk op de gezichten van mijn klanten te zien. Gefronst voorhoofd, ogen wat dichtgedrukt, hangende schouders en een trieste blik. Vermoeidheid, gejaagdheid, ontevredenheid. E-mail heeft geweldige mogelijkheden, is snel en eenvoudig in te zetten, maar drukt als een zware last op onze schouders.

Alleen

Hoewel mijn klanten vaak denken dat ze de enige zijn die moeite hebben om zich door de dagelijkse berg e-mail heen te werken, blijkt in de praktijk dat de meeste van hun collega’s er net zoveel last van hebben. Des te aparter dus dat diezelfde klant en zijn/haar collega’s er zelf het meeste schuld aan hebben dat die stapel ontstaan. We sturen voor elk wissewasje tegenwoordig even een e-mailtje. Vijf tot tien mails per dag aan dezelfde persoon gericht is dus helemaal niet vreemd. We sturen ongericht en ongevraagd cc-berichten, gewoon omdat het zo makkelijk is en men zou het weleens interessant kunnen vinden. Omdat we leven in een hier-en-nu cultuur en we onszelf heel belangrijk vinden, willen we per direct antwoord op onze vraag; dus voegen we urgentie hoog toen aan onze mail. En omdat het zo lekker is om op je kont te blijven zitten, voeren we complete groepsdicussies over de e-mail met behulp van de meest vreselijke functie die ooit door Microsoft Office is bedacht: Reply all!

Verbeter de wereld, begin bij jezelf

Beste mensen, vanachter mijn laptop een oproep aan u allen om het van nu af aan anders te doen. We gaan ‘Collegiaal e-mailen!’. Allereerst gaan we het afhandelen van e-mail niet meer als onze hoogste prioriteit zien. Door maximaal drie keer per dag je e-mail af te handelen, heb je tijd om aan je kerntaken te werken en wordt de doorlooptijd van e-mailafhandeling wat groter, waardoor het aantal te verwerken e-mails per dag automatisch daalt. Vervolgens gaan we eens de rol van ontvanger aannemen zodra onze hand in de buurt van de (b)cc-knop komt. Zit de ander wel echt op deze informatie te wachten, wetende dat er nog 40-50 of meer mails per dag binnenkomen? We gaan ook de onderwerpregel gebruiken, en titels zoals ‘vraagje’ of ‘even snel’, worden automatisch in de prullenbak gegooid. De knop ‘Urgentie hoog’ mag per persoon maximaal één keer per week gebruikt weorden. Wie hem vaker nodig denkt te hebben, moet zijn planning eens onder de loep nemen. En most of all: de knop reply-all wordt een betaalde knop. Voor elke keer dat deze knop wordt gebruikt moet de schuldige vijf euro in de vrijdagmiddagborrelpot doneren.

Deze dag gaat de boeken in als de start van de collegiale e-mail revolutie! Zorg dat u erbij was!

Verbijsterd staar ik naar de deur. Het monster in de deuropening zwaait vervaarlijk wild met zijn armen en een stortvloed van woorden wordt mijn richting op gevuurd.

Als werkplektrainer probeer ik mijn klanten regelmatig te doen inzien dat effectief multitasken niet bestaat. Wanneer je meerdere dingen tegelijk doet, vraagt dit meer tijd en concentratie per taak, waardoor je uiteindelijk meer tijd kwijt bent. Er zijn hele leuke testjes om dit te bewijzen, waar ik mijn klanten dan ook graag aan onderwerp.

Op de terugreis van Azië naar Nederland, waarbij ik een tussenstop heb ik Caïro, wordt mij echter het tegendeel bewezen door Egyptair. Door wat logistieke problemen beginnen we te laat met boarden, iets waar ik me na ruim drie weken Laos en Thailand allang niet meer druk om kan maken. Egyptair maakt zich daar echter wel druk om en start het multitaskprogramma.

Zodra de laatste passagier aan boord is gestapt gaat de deur dicht en terwijl het hele gangpad nog vol staat met passagiers, die hun plek opzoeken en hun bagage opbergen, begint het vliegtuig te taxiën. ‘Cabin crew, prepare for take-off’. Ik heb nog nooit mensen in een vliegtuig zo snel hun plaats zien vinden! Terwijl iedereen z’n bagage wegwerkt en veiligheidsriem omdoet, wordt via de beeldschermen een gebed verkondigd, gevolgd door de veiligheidsinstructies (toepasselijk).

Vervolgens komen we in een wachtrij te staan om te mogen opstijgen. Het tempo zit er lekker in, elke twee minuten schiet er een vliegtuig over de startbaan. Als op een gegeven moment het tempo eruitraakt, kijk ik enigszins geërgerd naar het vliegtuig voor ons in de rij, dat maar niet lijkt te begrijpen dat het zijn beurt is om naar het begin van de startbaan te taxiën. Even later blijkt deze piloot het toch net even beter begrepen te hebben dan ik, wanneer er op dezelfde startbaan waar enkele minuten eerder een vliegtuig vertrok, even tussendoor een vliegtuig landt.

Ik kan u vertellen, na deze ervaring kijk ik toch iets anders tegen het multitasken aan. Ik geloof zelfs dat er in dit geval niet alleen tijd bespaard werd door het uitvoeren van meerdere taken tegelijk, maar dat zelfs de individuele taken minder tijd in beslag namen. Getuige het tempo van de veiligheidsriem-zoekende passagiers. En wat betreft de effectiviteit van deze taken, durf ik te wedden dat de meeste passagiers dit keer zeer aandachtig de veiligheidsinstructies bekeken hebben.

Ik denk dat ik binnenkort maar eens contact op ga nemen met Schiphol voor een stukje werkplektraining op het gebied van multitasken!

Als ondernemer is de keuze om al dan niet op vakantie te gaan over het algemeen net iets lastiger dan voor een werknemer.

De belangrijkste reden daarvoor is vaak een financiële: een vakantie treft een ondernemer twee keer zo hard in de portemonnee als een werknemer. Waar een werknemer alleen de kosten van zijn vakantieverblijf, restaurantjes en terrasjes betaald, moet een ondernemer ook nog eens onbetaald verlof opnemen. Of een ander betalen om tijdelijk het werk over te nemen. Nu ben ik op zoek naar manieren om dat te veranderen en de inkomsten gewoon door te laten lopen, maar zover ben ik nog niet. Om het financiële gat beperkt te houden heb ik daarom voor een tussenweg gekozen. In plaats van een powernap, een powervakantie. Even een weekje weg, een weekje afstand van alles.

Powerweekje

Ik kan je vertellen, zo’n powerweekje is je geld dubbel en dwars waard. In eerste instantie omdat je To-do lijst, inbox, administratie, onbetaalde rekeningen en vervelende klanten verdrongen worden door urenlange wandelingen, kanotochten met gevaarlijke stroomversnellingen, stokbrood met franse kaas en rode wijn, kinderanimatie en intensief aandacht vragende muggenbulten.

In tweede instantie omdat hierdoor zoveel rust en ruimte gecreëerd wordt, dat je even op een afstand naar je eigen onderneming en acties kunt kijken. Afstand van de dagelijkse bezigheden van het ondernemen, geeft tijd en ruimte voor reflectie.

Inspiratie

Toegegeven, ik had wel 1 werk-gerelateerd boek meegenomen: Calimeromarketing van Karen Romme (Karen, ik stuur je de rekening wel voor deze PR). Veel tijd om te lezen had ik echter niet tussen het badmeentonnen (zoals mijn neefje dat noemt) en poedelen in het zwembad door. Maar die 10-20 bladzijden per dag, waren genoeg voeding voor mijn inspiratie. De ontspanning en reflectie zorgden daarbij voor een nieuwe boost energie en zelfvertrouwen. De ideeën voor nieuwe producten, bedrijfsontwikkeling en marketing zijn sindsdien dan ook weer in volle hevigheid door mijn hoofd en lijf gaan stromen.

Langer dan een week had ik niet op vakantie moeten gaan. Dan was ofwel de stroom van inspiratie afgezwakt, ofwel de eerste ideeën alweer vergeten dan wel verworpen. Bovendien hadden de muggen me dan echt tot waanzin gedreven.

Nee, zo’n powervakantie is precies wat ik nodig had. Volgende week dus maar weer?

Als werkdrukdeskundige en timemanagementtrainer geef ik natuurlijk zelf het goede voorbeeld aan mijn klanten.

Mijn binnenkomende e-mail werk ik dagelijks vakkundig weg met een simpel maar effectief systeem. Post wordt direct gesorteerd via de ABCD-methode; actie, bewaren, crediteuren en debiteuren. Mijn analoge en digitale administratie is keurig op onderwerp, alfabet en/of chronologische volgorde geordend; net een bibliotheek. Mappen en gebruiksvoorwerpen die ik vaak nodig heb zijn binnen handbereik, de rest is wat verder weg opgeborgen, maar nog steeds gemakkelijk terug te vinden. Kortom, mijn werkplek is georganiseerd.

Besteed ik daar dan zoveel tijd aan? Dat valt heel erg mee. Het opzetten van een goed systeem kost inderdaad tijd. Maar het onderhouden juist vrij weinig, in ieder geval veel minder dan wanneer je werkt zonder (een goed) systeem. Daarnaast krijg je er overzicht en structuur, en daardoor rust, voor terug.

Veel te vaak kom ik zelfstandig ondernemers tegen die zeer kundig zijn op hun eigen vakgebied (of niet), maar totaal geen kaas gegeten hebben van de administratieve organisatie van hun bedrijf. Een schoenendoos met bonnetjes wordt eenmaal per kwartaal of jaar naar de administrateur gebracht, samen met een stapeltje bij elkaar geraapte papieren. Met het idee: administratie is puur een noodzakelijk kwaad, wat je zoveel mogelijk uit handen moet geven.

Ik zie dat anders, een goed opgezette bedrijfsadministratie geeft overzicht en daarmee handvaten voor je bedrijfsvoering. Je moet toch weten wat de hoogte van je investeringen zijn, wanneer je debiteuren hun rekeningen betalen en hoeveel geld je voor de fiscus opzij moet zetten? Of waar je die VAR verklaring en dat belangrijke dossier gelaten hebt? Zeker in deze tijden van economische achteruitgang moet je monitoren om snel te kunnen anticiperen en daarmee het hoofd boven water te houden.

Daarnaast bespaart een geordende administratie en werkplek natuurlijk zeeën van tijd. Want hoe vaak gebeurt het niet dat je een half uur op zoek bent naar een specifiek formulier, met het idee: ‘ik had het toch ergens neergelegd…?’ Als je die tijd nou eens zou besteden aan het ordenen van je administratie!

Er is ook een keerzijde van een goed geordende administratie. Als we het allemaal zelf gaan doen, nemen we de administrateurs een hoop werk uit handen. Waardoor deze (vaak kleine) ondernemers misschien zelf over de kop gaan. En daar is onze economie dan weer niet bij gebaat. Werkplekchaos dus in stand houden ten behoeve van onze economie? Ik dacht het niet!

Vandaar mijn oproep: “Ondernemers: organiseer uw werkplek!”

Bij mijn trouwe lezers is het niet onopgemerkt gebleven dat het van mijn kant de afgelopen weken angstvallig stil is gebleven. Verscheidene verontruste berichtjes kwamen mijn kant op, informerend naar de reden van mijn afwezigheid.

Een van de zaken die je als ondernemer goed op orde moet hebben is je elevator pitch. In een minuut tijd moet je in begrijpelijke taal aan een ander kunnen uitleggen wat je hem of haar te bieden hebt.

Begrijpelijke taal houdt in dat je allerhande vaktermen omtovert naar bewoordingen in ABN die een leek ook begrijpt. En dat is iets waar een hoop ondernemers moeite mee hebben. Ook het komen tot de kern binnen een minuut is een vaardigheid die vele ondernemers nog niet in de vingers hebben. Hoe vaak gebeurt het niet dat je al vijf minuten staat te luisteren naar een trotse ondernemer en dat je nog geen idee hebt wat die persoon daadwerkelijk doet? Intussen ben jij allang aan het bedenken welke klanten je nog moet bellen, dat die offerte nog de deur uit moet en dat je deze man eens een stukje coaching zou moeten geven op zijn presentatie. Terwijl de mond van die ander maar blijft bewegen.

Ook ik heb best een tijdje geworsteld met het bedenken van een goede pitch. Oefening baart echter kunst en sinds een tijdje kan ik zonder moeite aan mensen vertellen dat ik coaching en werkplektrainingen geef gericht op werkdrukvermindering, taak- en timemanagement, efficiënt e-mailen, archiefbeheer en het verhogen van efficiency. Eenieder met wie ik praat weet dan ook binnen een minuut wat ik te bieden heb. Wat echter niet noodzakelijk wil zeggen dat dit mensen ook aanspreekt, zo heb ik inmiddels ontdekt.

Want hoewel tachtig procent van de werkende bevolking kampt met werkdruk en stress, vindt dat zij veel te veel werk heeft voor de beschikbare tijd en regelmatig het overzicht kwijt is, zitten maar weinig mensen te wachten op een training timemanagement of archiefbeheer. Dat klinkt saai en bovendien, we hebben wel meer te doen!

Mensen zitten niet te wachten op middelen, ze zitten te wachten op oplossingen! In de woorden van Jos Burgers: mensen willen geen boren, maar gaten. Mensen willen tips en handvaten om sneller hun e-mail af te kunnen handelen, om af te rekenen met uitstelgedrag, om relaxter hun werkdag te starten en af te sluiten, om minder onderbrekingen te hebben, om die eindeloze takenlijst in te korten en om e-mails en documenten binnen een paar seconden te vinden. Dat is wat mensen willen!

En dan niet alleen tips en handvaten, maar vooral ook direct concrete resultaten. Aan het eind van de dag een leeg bureau, in een half uur minder tijd je e-mail weggewerkt, toegekomen zijn aan je kerntaken in plaats van al die kleine dingen eromheen en een helder en haalbaar overzicht van alle taken die je nog hebt liggen.

Dit inzicht heeft me nog eens goed doen nadenken over mijn elevator pitch en na lang wikken en wegen, schrijven en herschrijven ben ik gekomen tot een aangepaste versie van mijn pitch.

Als u mij nu tegenkomt en informeert naar wat ik nu eigenlijk doe, dan kan ik u vertellen dat ik: mensen tips en handvaten geef om hun werkdruk te verlagen, sneller hun e-mail af te kunnen handelen, om af te rekenen met uitstelgedrag, om relaxter hun werkdag te starten en af te sluiten, om minder onderbrekingen te hebben, om die eindeloze takenlijst in te korten en om e-mails en documenten binnen een paar seconden te vinden. Geen loze praatjes maar concrete resultaten aan het eind van een training of coachingstraject. (Bemerkt u de kracht van herhaling?)

En voor de keren dat ik maar één verdieping naar boven moet (en toch de trap niet neem), heb ik een verkorte versie: ik lever gaten!

Voor mijn werkplektrainingen ben ik altijd op zoek naar visuele voorbeelden of ezelsbruggetjes. Niet alleen om mijn verhaal kracht bij te zetten, maar vooral ook om de herinnering sterk te houden.

Zo laat ik mijn deelnemers graag kennismaken met FRED, Flight Remote Elevating Device, oftewel de automatische piloot. En met zijn collega BOB, die het stuur zelf vasthoudt en zichzelf regelmatig bijstuurt. Of ik laat dit plaatje zien over het nut van structuur, dat binnen 1 seconde meer zegt dan duizend woorden.

Maar favoriet blijft toch mijn wondere glazen vaas. Op tafel staan een glazen vaas, een bak met stenen, een bak met kleine kiezels en een bak met zand. Een voor een doe ik de stenen in de vaas, totdat er geen een meer bij kan. Samen concluderen we dat de vaas vol is.

Dan pak ik de bak met kiezeltjes en gooi deze leeg boven de vaas. Een beetje schudden en wonderbaarlijk genoeg vallen alle kiezels tussen de stenen door. Opnieuw concluderen we dat de vaas vol is. Vervolgens, je voelt hem al aankomen, pak ik het zand en zonder moeite glijdt dat tussen de stenen en de kiezeltjes door. Het bakje gaat leeg en de vaas is wederom vol.

Op mijn vraag wat ik hier wil demonstreren komt soms het antwoord: ‘hoe vol je dag ook is, je kunt er altijd nog wel iets bijproppen!’. Dat moge misschien waar zijn, maar is zeker niet hetgeen ik wil demonstreren. Want laten we het eens andersom doen: We beginnen met het zand en vervolgens strooien we de kiezeltjes uit. Ik kan je verzekeren dat er vervolgens echt geen plek meer is voor alle stenen.

De glazen vaas staat voor je dag en de stenen voor je kerntaken. De kiezels staan voor overleggen, e-mailbeantwoording, administratie, ad hoc problemen en meer. Het zand staat voor al die kleine taakjes en werkonderbrekingen; een vraag van een collega, een e-mailmelder die oppopt in je scherm, even koffie halen, uitstelgedrag, iets op zoeken op internet, enzovoorts.

Wanneer je je dag laat leiden door alles wat er op je pad komt (en onderschat je eigen uitstelgedrag niet), zal je voortdurend merken dat je onvoldoende tijd hebt om toe te komen aan je kerntaken. Wanneer je echter je kerntaken inplant, zul je merken dat alle kiezels en zandkorrels er prima tussendoor vallen.

En dan is er zelfs nog tijd over voor een lekker glaasje, want neem van mij aan dat die vaas met stenen, kiezeltjes en zand nog niet helemaal vol was!

Onrust, gebrek aan overzicht, een gevoel dat niets ooit klaar is, de onzekerheid dat er misschien nog iets heel belangrijks tussen die stapels ligt. Steeds vaker dood en dood moe. Bewust onbekwaam, maar geconfronteerd met een jarenlange denk- en werkwijze die aangepast moet worden en het chronische tijdgebrek om dit aan te pakken.

Mijn klanten nemen meestal niet uit het niets contact met mij op. Alleen omdat ze nog een tandje harder willen werken voor de baas, alleen omdat ze nog meer uren in een dag willen proppen. Mijn klanten lijden. Ze lijden omdat ze geleefd worden, omdat ze geen grip op hun werkdag krijgen en omdat ze voortdurend achter de feiten aanlopen. Bewust van hun onvermogen om het heft weer in eigen handen te nemen, maar onbekwaam in het hoe en wanneer. Wel hoopvol en vastberaden om verandering in te zetten.

Het proces dat we vervolgens samen doorlopen laat zich in vier stappen samenvatten:

Eerst werken we aan inzicht: waar zit het goed en waar gaat het fout. Daarna gaan we oefenen met nieuwe vaardigheden en nieuwe werkgewoonten. Hoe kun je overzicht creëren, afrekenen met uitstelgedrag, een haalbare planning maken en je e-mail efficiënter afhandelen. En bijna nog belangrijker: hoe maak je daar de tijd voor. Het vervolgens eigen maken van deze nieuwe werkgewoonten is de laatste en belangrijkste, maar ook de moeilijkste stap. Als de nieuwigheid eraf is en daarmee de bijbehorende energieboost, komt het aan op discipline en doorzettingsvermogen.

De eerste twee stappen van dit proces worden echter vaak wonderlijk snel belopen, er is al een duidelijke gedragsverandering te zien na een dag. Het maakt me blij om te merken dat mensen met een investering van een dag zoveel meer perspectief en ruimte kunnen creëren. Maar ook wanneer het een weg is van weken of maanden ben ik trots. Trots op het doorzettingsvermogen van mijn klanten. Want ik kan het wel allemaal heel mooi vertellen, zij moeten het toch maar in de praktijk brengen.

Laatst vroeg ik een cliënt hoe zij haar traject had ervaren.

‘Van lijden naar leiden’ was haar conclusie.

Mooiere feedback bestaat er niet volgens mij!